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Tutti i soci sono invitati a presentare al Consiglio Direttivo di Tuscia Events  le loro proposte per la realizzazione di iniziative culturali firmate dall’Associazione: conferenze, mostre, dibattiti, festival, retrospettive, workshop, eventi, ecc.

Le proposte possono essere presentate in ogni momento dell’anno solare, devono rispondere a requisiti di fattibilità ed essere in linea con gli obiettivi e le finalità di Tuscia Events.

Le proposte saranno esaminate dal Consiglio Direttivo per verificare la rispondenza delle proposte ai requisiti e la valutazione sarà comunicata ai soci in Assemblea,  tramite posta elettronica e con un avviso in bacheca.

Per la realizzazione della proposta saranno istituiti dei gruppi di lavoro.

Per semplicità e uniformità si suggerisce la redazione di un documento unico che segua lo schema indicato qui sotto:

Chi

Descrizione dei soggetti promotori e del pubblico di riferimento

In questa sezione deve essere definito:

  • I componenti del gruppo promotore, chi ha avuto l’idea e da quali persone si dovrà comporre lo staff organizzativo. Se sono già disponibili persone che ricoprono determinati ruoli, indicarne i nomi e i recapiti. Deve sempre essere indicato il referente del progetto ed il suo recapito.

Indicare il pubblico di riferimento dell’iniziativa, anche per macro-categorie, differenziando tra target primario e secondario: associati, opinion leader locali, aziende del settore, studenti, cittadinanza, ecc.

Cosa

Descrizione del tipo di evento e del suo svolgimento. (Per la descrizione immaginare di descrivere l’evento al proprio nonno o nonna)

Se è possibile descrivere eventuali interazioni con altri eventi concomitanti o con altri Enti, Associazioni, Proloco, ecc.

Come

Indicare in questa sezione quali risorse sono necessarie per realizzare l’evento.

Per farlo è necessario ipotizzare un budget di massima, includendo tutte le voci di costo possibili:

organizzazione, rimborsi spese ai soci, contributi ad esterni come i relatori, logistica, spostamenti, costi delle location, costi della comunicazione (locandine, annunci, volantini, ecc), costi della post produzione se ci sono.

Indicare le categorie dei fornitori come la tipografia, il service, noleggio attrezzature, ecc.

Indicare i possibili canali economici di entrate: sponsor, contributi di enti o istituzioni interessate, pagamento di biglietti d’ingresso, donazioni, sottoscrizioni, ecc.

Ove ci sono  indicare l’esistenza di contatti già stabiliti tra l’organizzazione e i soggetti sostenitori.

Dove

Descrivere le location immaginate per l’evento. Possono essere location già definite tipo uno stadio o una piazza o un locale oppure generiche come una sala conferenze, uno spazio espositivo ecc.

E’ necessario indicare i mq necessari per la realizzazione dell’evento.

 

Quando

In questa sezione deve essere descritta la programmazione dell’evento indicando i tempi di attuazione di tutte le fasi in giorni o settimane, utilizzando se possibile un diagramma  di Gantt, specificando progettazione, ricerca entrate, attuazione, evento e post produzione.

 

Per raccontare il  progetto si deve allegare la più ampia documentazione possibile, tratta da casi simili in Italia o all’Estero, fotografie, planimetrie, ecc.

La proposta può essere inviata via mail a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. oppure può essere consegnata a mano e illustrata di persona al Presidente che convocato il Direttivo si attiverà per discutere la proposta.

Ottenuto il parere positivo del Direttivo si passerà alla fase operativa con la produzione del progetto operativo.

Il progetto operativo segue uno schema tradizionale per la programmazione culturale e contieni i seguenti capitoli:

  • Promotori
  • Organizzazione
  • Origine e motivazione del progetto
  • Idea e contenuti
  • Obiettivi
  • Pubblici di riferimento
  • Conteso
  • Descrizione del progetto
  • Analisi SWOT
  • Strategia
  • Risorse
  • Marketing
  • budget